Das Ausmass der durch das Coronavirus verursachten Einschränkungen dürfte viele überrascht haben. Viele Unternehmen können seit dem 17. März 2020 nicht oder nur noch beschränkt tätig sein, oder spüren die Auswirkungen dieser Einschränkungen indirekt. Startups, die rasch wachsen wollen bzw. müssen, sind in dieser Situation besonders betroffen. Neben verunsicherten Kollegen, vertagten Pitch-Möglichkeiten und vertraglichen Fragen (wer muss wann, wieviel bezahlen, wenn der Vertrag nicht erfüllt wird?) bereitet auch die Arbeitsauslastung Kopfweh. Damit trotz weniger Arbeit möglichst keine Arbeitnehmer entlassen werden müssen, gibt es die Kurzarbeit. Durch die Einführung von Kurzarbeit wird, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, die vorübergehende Arbeitsflaute hauptsächlich durch die Arbeitslosenkassen getragen. Zu den Voraussetzungen bei den beiden Hauptschritten (Voranmeldung und Beantragung der Entschädigung) wurden in den letzten Tagen bereits etliche Beiträge veröffentlicht. Deswegen verzichte ich hier auf eine umfassende Darstellung der Voraussetzungen und weise mit diesem Post gezielt auf einige für Startups besonders relevante Möglichkeiten und „Fallgruben“ bei der Einführung von Kurzarbeit aufgrund des Coronavirus hin.

Zustimmung der Arbeitnehmer

Wird Kurzarbeit eingeführt, erhalten die Arbeitnehmer für die ausgefallenen Arbeitsstunden „nur“ 80% des Lohnes. Da als Alternative oft nur eine Entlassung in Frage kommt, gibt es jedoch für die Arbeitnehmer in der Regel keinen Grund, der Einführung von Kurzarbeit nicht zuzustimmen. Wichtig ist aus unserer Sicht, dass die geplante Kurzarbeit vorgängig mit den Arbeitnehmern abgesprochen und offen diskutiert wird, damit ihr Commitment hoch bleibt. Da Kurzarbeit nicht rückwirkend beantragt werden kann, ist zudem Voraussicht bzw. eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit den Arbeitnehmern wichtig.

Voranmeldung

Wer Kurzarbeit einführen will, muss eine Voranmeldung bei der zuständigen kantonalen Amtsstelle (kantonales Amt für Wirtschaft und Arbeit/Arbeitslosenversicherung) einreichen. Hierfür steht ein Formular “Voranmeldung von Kurzarbeit” zur Verfügung.

In den meisten Kantonen muss bei Einreichung der Voranmeldung das Formular “Zustimmung zur Kurzarbeit” aufgrund der momentanen Corona-Situation nicht beigelegt werden. Wichtig: Da ein Anspruch auf Entschädigung (siehe unten) die Zustimmung aller von der Kurzarbeit betroffenen Arbeitnehmer voraussetzt, sollte das Formular trotzdem ausgefüllt werden, auch wenn es der Voranmeldung nicht beigelegt werden muss. Dass die Zustimmung bei Beantragung der Entschädigung auch in der aktuellen Situation benötigt wird, wurde uns, trotz heisslaufenden Leitungen, von mehreren kantonalen Arbeitslosenkassen bestätigt.

Ausweitung des Kreises der Arbeitnehmer

Am 20.3.2020 hat der Bundesrat Änderungen der Voraussetzungen für die Kurzarbeit beschlossen, die für Startups äusserst relevant sein können. Der Kreis der Arbeitnehmer, für die eine Entschädigung ausgerichtet werden kann, wurde erweitert.

Insbesondere kann nun auch für Gesellschafter und finanziell am Betrieb Beteiligte, die Entscheidungen des Arbeitgebers massgeblich beeinflussen, eine Entschädigung für ausfallende Arbeitsstunden beantragt werden. Damit fallen Founder, die Inhaber ihres Startups und von diesem auch angestellt sind, neu auch in den Kreis der kurzarbeitsberechtigten Arbeitnehmer. Sie können eine Pauschale von CHF 3’320.00 als massgebenden Verdienst für ein 100%-Pensum geltend machen (entschädigt werden 80% davon). Dieser Betrag ist niedrig, aber immerhin können damit die allernötigsten persönlichen Ausgaben gedeckt werden.

Zudem kann neu auch für Arbeitnehmer mit einem befristeten Arbeitsvertrag eine Entschädigung beantragt werden. Die Änderungen vom 20.3.2020 traten rückwirkend auf den 17.3.2020 in Kraft.

Entschädigung

Wurde die Voranmeldung gutgeheissen, kann die Entschädigung nach jeder Abrechnungsperiode bei der gewählten Arbeitslosenkasse beantragt werden. Für die allermeisten Unternehmen gilt jeder Kalendermonat als Abrechnungsperiode, da der Lohn für jeden Kalendermonat ausbezahlt wird. Der Antrag muss spätestens innerhalb von drei Monaten nach Ablauf jeder Abrechnungsperiode eingereicht werden.

Damit die Arbeitslosenkasse beurteilen kann, ob und in welchem Umfang dem Unternehmen eine Entschädigung zusteht, muss es die ausgefallenen Arbeitsstunden nachvollziehen können. Dies bringt uns zum Thema Zeiterfassung: Generell ein schwieriges und bei Kurzarbeit ein speziell wichtiges Thema. Spätestens ab Einführung von Kurzarbeit ist alles (Arbeitszeit/Arbeitsausfall/allfällige Überstundenkompensation etc.) exakt zu erfassen. Ansonsten sind Schwierigkeiten bei der Beantragung der Entschädigung vorprogrammiert. Zusätzlicher Hinweis: Aufgrund der neusten Änderungen müssen Überstunden nicht mehr kompensiert werden, bevor eine Entschädigung für ausfallende Arbeit ausgerichtet werden kann.

Liquidität

Und noch zwei Inputs zum Cash. Das Startup muss den Lohn dem Arbeitnehmer am gewöhnlichen Zahlungstermin überweisen (für die ausgefallenen Arbeitsstunden lediglich 80% des Lohnes). Es ist also vorschusspflichtig. Der Vorschuss wird ihm danach von der Arbeitslosenkasse zurückerstattet, sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind. Die Arbeitslosenkasse nimmt die Rückerstattung in der Regel innerhalb eines Monats vor. Momentan müssen viele Unternehmen Kurzarbeit einführen und entsprechend werden die Arbeitslosenkassen mit Entschädigungsanträgen überhäuft. Gut möglich, dass die Dauer, bis der Cash wirklich fliesst, somit mehr als ein Monat betragen wird. Dies ist für die (kurzfristige) Finanzplanung wichtig. Kann ein Unternehmen am gewöhnlichen Zahlungstermin die Löhne nicht überweisen, besteht neu jedoch die Möglichkeit, eine Auszahlung der Kurzarbeitsentschädigung vor Bezahlung der Löhne zu verlangen.

Unabhängig von der grundsätzlichen Vorschusspflicht kann Kurzarbeit erst nach Ablauf der Voranmeldefrist eingeführt werden. Die Voranmeldefrist wurde aufgrund der momentanen Lage auf 3 Tage verkürzt. Das Startup muss die Lohnkosten während der Voranmeldefrist(en) selbst tragen. Auch diese Ausgaben muss man budgetieren. Die Karenzfrist wurde erfreulicherweise ganz abgeschafft, d.h. das Unternehmen muss den Lohn für die ersten Tage jeder Abrechnungsperiode nicht selbst bezahlen, sondern kann für den ganzen Arbeitsausfall eine Entschädigung beantragen.